Hinter den Kulissen unserer Events

Events fallen nicht vom Himmel. Sie wollen sorgfältig vorbereitet werden. Wir zeigen hier die Durchführung eines Event – ein Making of. Um die Entstehungsgeschichte nicht ausufern zu lassen haben wir einen vergeleichweise kleinen Event ausgesucht, das Kamingespräch. Es fand am 12.12.2018 an der Würzburger Uni statt.

Making-of  Kamingespräch

Unser Projektleiter ist Azubi Kaufmann für Büromanagement. Im Rahmen seiner Ausbildung sammelt er Erfahrungen in verschiedenen Abteilungen. Die Durchführung des Kamingesprächs war sein Projekt im Marketing. 

Wie der Aufbau vor Ort und das Ergebnis ausschaut dokumentiert er uns hier mit Bildern.

Randvoll – der Transport ist nur der erste Schritt

Bevor es schön werden kann, braucht es Schönes. Kisten und Koffer voller Material wurden über die letzten Tage zusammengetragen, um den Abend in der Form erst möglich zu machen. Gut, dass uns ein so großes Auto und ein Parkplatz direkt vor der Türe bereitsteht.

Leergeräumt, damit wir uns austoben können

Nach einigen organisatorischen Klärungen ging die Verwandlung des schlichten Präsentationsraumes los.

Kino-Feeling? – Nein danke

Um die Gesprächsatmosphäre offener zu gestalten, wurde die Raumausrichtung samt Beamer um 90° gedreht.

Sieht doch gleich viel besser aus

Zwei Stuhlreihen mit reichlich Platz. Auch das Kaminfeuer als Namensgeber des Abends fand seinen gewohnten Platz in der Mitte wieder.

Licht aus & Feuer an!

… und da ist sie – die angesprochene Atmosphäre ist spürbar.

Noch mehr Lichter

Als ganz besonderes Extra, um den Raum noch angenehmer zu machen, haben wir zehn Lichterboxen mitgebracht. Während es draußen langsam anfängt zu dämmern, werden die Boxen noch in die richtige Position gebracht und auf die richtigen Farben eingestellt.

Der Farbton macht`s!

Das komplette Lichtkonzept. Die Wohlfühlatmosphäre ist spürbar.

Draußen im Foyer

Unser praktischer Noxum Rucksack ist auch wieder dabei.

Hier geht`s lang

Vom weißen zum warmen Licht – durch die Flügeltüre in den Saal.

Das Catering ist eingetroffen

Das Buffet als erster Blickfang ist aufgebaut – Volltreffer.

Die Vorbereitung hat sich gelohnt

Der Impulsvortrag des Gastgebers, Lehrstuhlinhaber für BWL und Wirtschaftsinformatik Prof. Winkelmann zusammen mit unserem Geschäftsführer Norbert Klinnert.

Noxum Referent Norbert Klinnert

Bereits während des Impulsvortrags gab es reichlich Anlass für Gespräche.

In entspannter Atmosphäre und bei kulinarischen Köstlichkeiten hatten die anwesenden Unternehmen und Experten gute Gelegenheit, sich auszutauschen.

Behandelt wurde u. a. die Digitalisierung am Beispiel der Entwicklung von menschenähnlichen Robotern, die Cloud Ambitionen von Microsoft im ERP Markt und das Zukunftsthema Blockchain. Auch die künstliche Intelligenz mit ihrer Anwendung im Unternehmen & einzelne AR/VR Entwicklungsprognosen lieferten viele Impulse für einen kurzen Austausch der Anwesenden.

In dieser exklusiven Runde wurde deutlich wie gewinnbringend der offene Austausch über die Strategien der Unternehmensentwicklungen ist.

Fazit unseres Projektleiters zur Organisation

Nachdem dies meine erste selbst organisierte Veranstaltung war, konnte ich eine Erfahrung machen, die man immer erst einmal persönlich machen, anstelle von nur gehört haben muss: Es kann viel mehr schiefgehen, als du dir vorstellen kannst. Auch wenn ein Schritt völlig selbstverständlich erscheint, man darf nicht davon auszugehen, dass Überraschungen ausgeschlossen sind und alle beteiligten Parteien das gleiche Selbstverständnis mitbringen. Also: mehrfach nachfragen und sich dem gegenseitigem Verständnis klar werden.

Zu meinem Glück war eine halbstündige Verspätung des Caterers das Schlimmste was mir passiert ist. Dass der Caterer kein Navigationsgerät besitzt und eine Anfahrtsbeschreibung nur bedingt hilfreich ist, wenn er sich diese nicht durchliest, kann niemand ahnen. Genauso Probleme bei der telefonischen Erreichbarkeit sind nicht planbar. Glücklicherweise hat der Zeitpuffer von 60 Minuten diese Probleme aufgefangen. Lessons learned: ein Zeitpuffer kann nie zu groß sein.

Ich freue mich schon auf ähnlich erfolgreiche Veranstaltungen in den nächsten Jahren. Dieses Jahr war ein voller Erfolg.